Finanční účetnictví

Účetním záznamem se rozumí odborný termín, jehož obsahová náplň je v českých podmínkách vymezena zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, konkrétně v § 33 a 33a a dalších, podle nichž:

• Účetní záznam jsou data, která jsou nositeli informací týkajících se předmětu účetnictví nebo jeho vedení. Jeho obsahem je informace obsažená v účetním záznamu.
• Forma účetního záznamu (tj. konkrétní způsob zaznamenání informace) může být písemná (rukopisem, psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými technikami anebo tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky, jehož obsah je pro fyzickou osobu čitelný) nebo technická (elektronická, optická nebo jiná, která je převeditelná do podoby čitelné). Převod z jedné formy do jiné může účetní jednotka provést, pokud zajistí, že obsah obou záznamů bude shodný.
• Zákon vyžaduje, aby účetní záznam byl průkazný, tzn:

1.  jeho obsah je prokázán přímo porovnáním se skutečností,
2. je přenesen prostřednictvím informačního systému, který splňuje požadavky ochrany a bezpečnosti pro přenášená data,
3. je k němu připojen podpisový záznam (vlastnoruční podpis nebo obdobný průkazný účetní záznam v technické formě) osoby odpovědné a oprávněné.

• Opravy účetních záznamů nesmějí vést k neúplnosti, neprůkaznosti, nesprávnosti, nesrozumitelnosti nebo nepřehlednosti účetnictví, musí zajistit určení osoby odpovědné za provedení opravy, okamžiku jejího provedení a obsahu účetního záznamu jak před opravou, tak po ní.

Konkrétní podoba účetních záznamů je rovněž určena zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví (dále ZoÚ), a  projevuje se následovně jako:

Účetní doklady (dle § 6 ZoÚ: „Účetní jednotky jsou povinny zachycovat skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví (dále jen „účetní případy“), účetními doklady…“; dle § 11 ZoÚ: „Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat: a) označení účetního dokladu, b) obsah účetního případu a jeho účastníky, c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství, d) okamžik vyhotovení účetního dokladu, e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem podle písmene d), f) podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování … skutečnosti a) až f) mohou být obsaženy na více účetních záznamech; podpisový záznam může být společný pro více účetních dokladů … Účetní jednotky jsou povinny vyhotovovat účetní doklady bez zbytečného odkladu po zjištění skutečností, které se jimi zachycují, a to tak, aby bylo možno určit obsah každého jednotlivého účetního případu.“).

Účetní zápisy (dle § 6 ZoÚ: „Účetní jednotky jsou povinny zaznamenávat účetní případy v účetních knihách (dále jen „účetní zápisy“)…“; dle § 12 ZoÚ: „Účetní zápisy jsou účetní záznamy, jejichž obsah je určen  ustanoveními zákona o účetnictví, která se týkají účetních knih… Účetní jednotky jsou povinny provádět účetní zápisy průběžně v účetním období po vyhotovení účetního dokladu takovým způsobem, který neohrozí splnění požadavků rovněž jiných právních předpisů. K účetnímu zápisu musí být připojen podpisový záznam osoby odpovědné za jeho provedení, není-li shodný s podpisovým záznamem osoby odpovědné za zaúčtování účetního případu… ) Účetní zápisy nesmějí účetní jednotky provádět mimo účetní knihy.“)

Účetní knihy (dle § 13 ZoÚ: „Účetní jednotky účtují:

a)     v deníku (denících), v němž účetní zápisy uspořádají z hlediska časového (chronologicky) a jímž prokazují zaúčtování všech účetních případů v účetním období,

b)     v hlavní knize, v níž účetní zápisy uspořádají z hlediska věcného (systematicky),

c)     v knihách analytických účtů, v nichž podrobně rozvádějí účetní zápisy hlavní knihy,

d)     v knihách podrozvahových účtů, ve kterých se uvádějí účetní zápisy, které se neprovádějí v účetních knihách podle písmen a) a b).“).

Jednotlivé účetní záznamy mohou být seskupovány do souhrnných účetních záznamů a kromě účetních dokladů, účetních zápisů a účetních knih se jimi dále rozumí zejména odpisový plán, inventurní soupisy, účtový rozvrh, účetní závěrka a výroční zpráva.

Pozn.: Další údaje k účetním záznamům jsou též v obsaženy v následujících oddílech tohoto tématu.