Další metodické prvky účetnictví
studijní materiál k tématu 3
3.12 Vnitřní kontrolní systém účetnictví
Vzhledem k tomu, že zachycování a zobrazovaní hospodářských operací v systému účetnictví je značně členité (viz oddíl 7.3 Postup účetních prací v průběhu účetního období ), může docházet v tomto procesu ke vzniku formálních i věcných chyb. Účetnictví jako systém záznamů je však samo o sobě schopno do jisté míry určité vnitřní kontroly (samoregulace), která napomáhá k tomu, aby bylo vedeno úplně, průkazně a věrohodně. Mezi tyto kontrolní prvky patří:
- Přezkušování a oběh účetních dokladů
- Souběžné provádění časových a věcných zápisů (deník – hlavní kniha)
- Kontrolní soupisky
- Kontrolní čísla ověřující vazby při zpracování účetních dat
- Předvaha
- Inventarizace aktiv a závazků
Přezkušování a oběh účetních dokladů
Fáze oběhu účetních dokladů je následující: přezkoušení dokladů → roztřídění dokladů → očíslování dokladů → předkontace dokladů → zaúčtování dokladů → archivace dokladů → vyřazení a skartace dokladů.
Oběhem účetních dokladů rozumíme posloupnost činností, které musí být v souvislosti s účetními doklady uskutečněny od jejich vystavení až po skartaci. Přezkoušením dokladů rozumíme kontrolu formální (zda doklad obsahuje veškeré náležitosti dle požadavků zákona o účetnictví) a věcnou (kontrola obsahu účetního případu, pravomoci podepsaných osob, apod.).
Kontrolní čísla ověřující vazby při zpracování účetních dat
- ∑ aktiv = ∑ pasiv (jak na počátku, tak na konci účetního období).
- ∑ peněžních částek na jednotlivých účetních dokladech = celková peněžní částka sběrného dokladu.
- Měsíční, kumulované, roční obraty stran MD všech účtů = měsíční, kumulované, roční obraty stran D všech účtů.
- ∑ peněžních částek na jednotlivých účetních dokladech za určité období = deníkovému obratu za stejné období.
- ∑ počátečních stavů, obratů MD a D, konečných stavů jednotlivých analytických účtů = počátečnímu stavu, obratu MD a D, konečnému stavu příslušného syntetického účtu.
Předvaha je kontrolní sestava, do které se převádějí souhrnné informace z účtů hlavní knihy o počátečních stavech, obratech stran MD a D, konečných stavech (tzv. tabulková předvaha, obvykle používaná forma, viz Tab 7.2). Její základní funkcí je ověřit:
- úplnost účetnictví (zda všechny účetní doklady vstoupily do zpracování účetních období, tj. zda platí: deníkový obrat = obrat MD všech účtů = obrat D všech účtů),
- princip podvojnosti (každý účetní zápis musí být zapsán na dva různé účty, na dvě různé strany těchto účtů ve stejné peněžní částce: ∑ obratů strany MD všech účtů = ∑ obratů strany D všech účtů).
Tab. 7.2 Vzor tabulkové předvahy
Název účtu |
Počáteční stav |
Obrat účtu |
Konečný stav |
|||
MD |
D |
MD |
D |
MD |
D |
|
Celkem |
∑ |
∑ |
∑ |
∑ |
∑ |
∑ |
|
= |
= |
= |
Zdroj: Vlastní zpracování
Z předvahy však nelze zjistit obsahové chyby (např. nesprávně zvolená souvztažnost; nesprávně zúčtovaná částka, pokud se projeví jak na MD, tak na D; ztráta dokladu a s ní spojené nezúčtování dané operace apod.).
Inventarizace aktiv a závazků je proces zajišťující věcnou správnost účetnictví, jeho shodu se skutečným stavem u všech položek aktiv a pasiv. V podmínkách ČR upraveno zákonem o účetnictví (§ 29 a 30).
Člení se na:
- periodické inventarizace (k okamžiku sestavení řádné či mimořádné účetní závěrky),
- průběžné inventarizace (u zásob účtovaných dle druhů nebo místa uložení nebo hmotně odpovědných osob; u dlouhodobých aktiv movité povahy, jenž je soustavném pohybu a nemá stálé místo, kam náleží).
Etapy inventarizace lze členit následovně:
- Inventura: zjištění skutečného stavu a hodnoty majetku a závazků. Typy inventur: fyzická, dokladová.
- Porovnání skutečného stavu (dle inventury) s účetním (dle účetních knih).
- Vyčíslení inventarizačních rozdílů (IR):a) úbytky v rámci technologických norem, b) manko (schodek) nad rámec technologických norem,c) přebytek.
- Vypořádání inventarizačních rozdílů: účetní zápisy vedoucí k tomu, aby účetní stav odpovídal zjištěné skutečnosti. Přirozené úbytky a manka se zúčtují jako náklad a úbytek aktiva, přebytky jako přírůstek aktiva a výnos.
- Každý rozdíl se musí prověřit, musí se určit příčina jeho vzniku, účetní jednotka přijímá opatření k zamezení vzniku IR.